L'un des meilleurs moyens de tenir votre communauté informée des consultations en cours est de lui envoyer régulièrement des infolettres par courriel. Les infolettres par courriel peuvent être utilisées pour envoyer des mises à jour sur les projets, des communications régulières et peuvent également servir à stimuler la participation à vos nouveaux projets.
Note : Seuls les administrateurs de site (et les administrateurs des portails dans la licence d'entreprise) peuvent envoyer des courriels. Les administrateurs de projet ne peuvent pas envoyer ou consulter les infolettres.
Les infolettres d’EngagementHQ sont directement liées à votre base de données de participants, ce qui vous permet d’en cibler des segments spécifiques lors de l’envoie d’une infolettre. Cette base de données est saisie par le biais du processus d'inscription sur votre site EngagementHQ et vos segments dépendront des questions du formulaire d'inscription auxquelles vous avez demandé à votre communauté de répondre. Pour en savoir plus sur la mise en place d'un formulaire d'inscription, veuillez lire notre article Création d'un formulaire d'inscription .
Créer une nouvelle infolettre
1. Cliquez sur le lien Infolettres. La page d’Infolettres s'affiche. Vous pouvez créer une nouvelle Infolettre. Vous pouvez également choisir celles qui existent déjà sur la page.
2. Cliquez sur le bouton Créer une infolettre pour créer une nouvelle infolettre.
La page de conception de l’infolettre s’affiche, comme indiqué ci-dessous.
3. Entrez un sujet dans la zone de texte Objet.
4. Cochez la case Inclure le logo du site pour inclure le logo de votre site. Cette opération est facultative et, dans de nombreux cas, non nécessaire si vous avez joint une bannière qui intègre votre logo.
5. Activez l'option Ajouter une image de bannière et cliquez sur la liste déroulante Sélectionner une bannière pour appliquer une bannière de site ou une bannière de projet. Cette section vous permettra de sélectionner la bannière que vous avez déjà sur un projet.
Note: Pour ajouter une bannière personnalisée à votre infolettre, désactivez l'option « Ajouter une image de bannière » et téléchargez une bannière personnalisée dans la zone de contenu de l'infolettre, en utilisant l'option "Image" dans l'éditeur de texte de l'infolettre.
6. Saisissez le contenu du courriel dans le champ de contenu. Vous pouvez modifier le texte modèle déjà existant ou le supprimer pour saisir de nouvelles informations.
Note:
L'option permettant de définir le texte Inline ayant été retirée, le texte de l'infolettre ne s'enroulera pas autour d'une image. De même, la fonction d'insertion de tableau dans l'infolettre ne dispose pas de l'option « No border » (pas de bordure).
Le contenu doit être copié dans le corps de l'infolettre sans aucun formatage ni style, par exemple en utilisant un bloc-notes. Le formatage du texte doit être appliqué uniquement à l'aide de l'éditeur de texte de la newsletter.
Si une police n'est pas prise en charge par Gmail/Outlook, une police de secours est utilisée. Il peut donc arriver que vous voyiez différentes polices sur Gmail ou Outlook pour le même bulletin.
EngagementHQ a un redimensionnement automatique des polices de 16 à 22px sur les mobiles (si le client de messagerie le prend en charge), lorsque vous spécifiez une taille de police, cela annule tout redimensionnement automatique. Nous effectuons ce redimensionnement pour nous assurer que le texte est lisible sur les appareils mobiles.
Pour activer le redimensionnement de la police par défaut d'EngagementHQ, vous pouvez supprimer les endroits où font-size:16px a été utilisé, et dans le navigateur, il prendra le 16px par défaut. Si vous définissez la taille de la police, elle est « verrouillée » pour tous les clients de messagerie - c'est-à-dire que l'ajout d'une taille de police au HTML l'empêche de se redimensionner automatiquement en une police qui s'affiche correctement dans différents clients de messagerie (par exemple Outlook, Hotmail, Gmail) et sur différents appareils.
7. Cliquez sur le bouton Enregistrer et prévisualiser. La page Aperçu de l’infolettre s'affiche. Vous pouvez y prévisualiser l'infolettre et vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs.
8. Cliquez sur le bouton Retour à la page d'édition situé à la fin de la page pour éditer à nouveau.
9. Cliquez sur le bouton Envoyer un e-mail de test pour vous envoyer, à vous et à vos collègues, une version test de l’infolettre. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton, vous êtes invité à indiquer l'adresse électronique à laquelle le courriel de test sera envoyé.
Le bulletin d'information de test apparaîtra comme indiqué ci-dessus, avec le nom d'écran du participant en place. Le nom d'écran de l'utilisateur apparaîtra lors de l'envoi de la newsletter réelle.
Sélection des destinataires
10. Cliquez sur le bouton Ajouter des destinataires choisir les destinataires souhaités. La page Sélectionner les destinataires s'affiche. Lorsque vous êtes prêt à sélectionner vos destinataires, il existe deux façons distinctes de communiquer avec votre communauté. Le premier moyen consiste à cibler un ou des projets en utilisant le menu déroulant Projets, à droite. L’infolettre sera envoyée aux participants qui ont visité ce projet. Et la deuxième façon est de créer un groupe de participants dans votre base de données, puis de sélectionner ce groupe dans la liste déroulante à gauche, intitulée Sélectionnez un groupe de participants.
11. Cliquez sur la case à cocher Sélectionner tout pour sélectionner tous les projets énumérés. OU, cliquez sur les cases à cocher situées à côté des noms des projets pour ne sélectionner que les projets requis.
NOTE :
Lorsque vous sélectionnez un projet, un participant qui s'est inscrit dans le cadre de ce projet au départ ou qui est un participant engagé dans ce projet est ajouté à la liste de diffusion.
Vous devez sélectionner spécifiquement Inclure les abonnés au projet pour inclure les abonnés de votre projet. Lisez notre article Comment inclure les abonnés au projet pour comprendre qui sont les abonnés de votre projet.
Tous les administrateurs de votre site peuvent recevoir la newsletter en s'abonnant au projet via le widget Suivre le projet. L'option Inclure les suiveurs de projet doit être sélectionnée.
12. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner des groupes. La page suivante s'affiche. Les groupes vous permettent d'économiser le temps et les efforts nécessaires à la saisie des adresses électroniques de chaque destinataire individuellement. Vous trouverez des instructions détaillées sur la création ou la modification d'un groupe dans l'article Créer et gérer vos groupes de participants.
13. Cliquez sur la case à cocher Sélectionner tout pour sélectionner tous les groupes. Ou bien, sélectionnez uniquement les groupes requis en cliquant sur les cases à cocher correspondantes. En cas de groupes multiples, vous pouvez utiliser la case Recherche pour rechercher le groupe requis.
L'écran suivant affiche les noms d’utilisateurs, les adresses électroniques et le statut des destinataires. Ici, vous pouvez cliquer sur les cases à cocher pour désélectionner un destinataire. Dans le cas de plusieurs destinataires, vous pouvez utiliser la boîte de recherche pour rechercher un destinataire.
NOTE : Les destinataires en double seront automatiquement supprimés, c'est-à-dire que si le même identifiant de courriel apparaît dans plus d'un groupe, il n'apparaîtra qu'une seule fois dans la liste des destinataires.
14. Cliquez sur le bouton Ajouter des destinataires sélectionnés pour une révision finale de l’infolettre OU cliquez à nouveau sur le bouton Retour à la conception d’édition pour apporter d'autres modifications à l’infolettre.
15. En cliquant sur le bouton Ajouter les destinataires sélectionnés, la page Réviser et envoyer s'affiche. Parcourez une nouvelle fois le bulletin d'information, puis cliquez sur le bouton Envoyer pour envoyer le bulletin aux destinataires. Les e-mails sont envoyés immédiatement après que vous ayez cliqué sur Envoyer.
Note : Il est possible de modifier la liste des destinataires.
Une fois envoyé, la page suivante indiquant que votre infolettre a été envoyé avec succès s'affiche.
Le temps nécessaire à l'envoi d'une infolettre peut aller jusqu'à 50 minutes en fonction du trafic des courriels de l'infolettres.
Vous pouvez suivre si vos infolettres ont été livrées, ouvertes et cliquées une fois envoyées. Lire l'article sur Comprendre les paramètres des destinataires des infolettres.
L'option de cloner
Si vous souhaitez envoyer une infolettre existante à un plus grand nombre d'utilisateurs, vous pouvez cliquer sur l'option « Clone » de l'infolettre concernée et continuer à ajouter des destinataires.
Pour plus d'informations sur la façon de créer des courriels en html dans EngagementHQ, veuillez vous référer à cet article d'aide.
Contactez notre équipe de support si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire via le chat ou l'email support@engagementhq.com.