Cette tâche est destinée aux Administrateurs de Site et de Portail. |
Notre outil Infolettre vous permet de mener des campagnes par courriel auprès de vos participants et abonnés inscrits. Grâce aux Infolettres, vous pouvez envoyer régulièrement des mises à jour et des communications par courriel afin de favoriser l'engagement de la communauté.
Les infolettres sont liées à votre base de données de Participants, ce qui vous permet de cibler des groupes spécifiques de participants et d'abonnés inscrits. Par exemple, vous pouvez envoyer des infolettres pour :
Courriels de bienvenue ou de rappel pour les groupes de participants dynamiques
Mises à jour pour les participants d'un portail ou d'un groupe de référence communautaire
Les utilisateurs qui se sont abonnés aux mises à jour d'un projet via le widget Suivre le projet.
Veuillez noter que l'envoi des infolettres ne sont pas automatiques ; vous devez les créer et les envoyer manuellement, ce qui nécessite plusieurs étapes :
Créer :
Allez dans Infolettres dans le menu principal et cliquez sur Créer une infolettre pour en créer une nouvelle ou choisissez-en une dans la liste pour l'éditer. Vous pouvez également cliquer sur l'icône Duplicata dans la colonne Action pour copier et modifier une infolettre envoyée.
Ajoutez un Objet pour l'infolettre par courriel dans le champ disponible.
Cochez la case Inclure le logo du site pour ajouter votre logo à l'en-tête. Vous n'aurez peut-être pas besoin d'inclure cette option si vous ajoutez une bannière qui incorpore votre logo.
Cochez Ajouter une image de bannière pour utiliser le menu déroulant Sélectionner une bannière. Cela vous permet d'utiliser une bannière de site ou de projet. Si vous devez en télécharger une, vous pouvez le faire à l'aide de l'éditeur de texte et l'ajouter au corps de votre courriel.
Vous pouvez utiliser l'éditeur de texte dans le champ de texte pour rédiger votre infolettre. Lors de la rédaction, vous pouvez utiliser le modèle que nous incluons pour vous aider à structurer votre contenu.
Enregistrez et prévisualisez lorsque vous avez terminé. Vous pouvez revenir au brouillon si nécessaire.
Lors de la rédaction, veuillez noter :
Notre modèle inclut le champ de saisie [PARTICIPANT_SCREEN_NAME]. Ce champ s'affichera dans l'aperçu mais inclura automatiquement le nom d'écran du destinataire dans le courriel une fois qu'il aura été envoyé.
Si vous collez du contenu, copiez-le à partir d'un outil de suppression de la mise en forme tel que le Bloc-notes afin de vous assurer que toute la mise en forme est supprimée. L'éditeur de texte vous permet d'appliquer n'importe quelle mise en forme au texte.
Utilisez le mode HTML si vous souhaitez ajouter du HTML à votre infolettre.
Il n'est pas possible d'enrouler du texte autour d'une image dans une infolettre, ni d'inclure un tableau sans bordure. En outre, il n'y a pas d'option pour télécharger un document ; vous devrez récupérer l'URL du document et utiliser l'option Insérer un lien.
Certains clients de messagerie (Gmail, Outlook, etc.) ne prennent pas en charge des polices spécifiques et utilisent une police de remplacement.
Nos infolettres s'adaptent aux appareils (si le client de messagerie le prend en charge), de sorte que la police se redimensionne pour s'adapter à l'appareil sur lequel elle est visualisée. Cela garantit que vos infolettres sont faciles à lire sur les appareils mobiles. Cependant, cela signifie que lorsque vous spécifiez une taille de police, celle-ci devient fixe et ne se redimensionne pas automatiquement sur différents appareils.
Aperçu
Après avoir cliqué sur Enregistrer et prévisualiser, vous pouvez voir à quoi ressemblera votre infolettre pour les destinataires et vérifier qu'il n'y a pas d'erreurs. Vous pouvez choisir :
Retour à la conception d'édition si vous avez besoin d'ajouter ou de modifier le contenu.
Envoyer un courriel de test pour saisir votre adresse électronique ou celle d'un collègue et prévisualiser l'infolettre dans votre courriel. Saisissez chaque adresse électronique (en les séparant par une virgule s'il y en a plusieurs) et cliquez sur Envoyer le test.
Ajoutez les destinataires si vous êtes satisfait de votre contenu et que vous êtes prêt à choisir les destinataires d'infolettre.
Ajouter des destinataires
Dans l'écran Sélectionner les destinataires, vous pouvez choisir qui recevra l'infolettre de deux façons :
Sélectionnez des groupes : cochez chaque groupe de participants concerné ou Sélectionnez tout. Vous devez avoir déjà créé votre groupe de participants pour l'inclure, mais vous pouvez sélectionner Créer un groupe pour ouvrir votre base de données de Participants dans un nouvel onglet si vous avez besoin d'en créer un maintenant.
Sélectionner le participant d'un projet précédent : cochez chaque projet concerné, ou Sélectionner tout, pour choisir parmi les participants qui se sont inscrits, ont contribué ou se sont abonnés à un projet spécifique. Pour envoyer l'infolettre aux abonnés, vous devez vous assurer que la case Inclure les abonnés du projet est cochée.
Les choix que vous faites dans ces options créent votre Liste de destinataires. Si des adresses électroniques en double apparaissent dans plusieurs groupes, elles sont automatiquement supprimées et vous pouvez décocher un destinataire pour l'empêcher de recevoir le courriel. Si vous avez beaucoup de destinataires, utilisez le champ Rechercher pour trouver un destinataire spécifique.
Lorsque vous êtes satisfait de la liste, cliquez sur Ajouter des destinataires sélectionnés pour une dernière vérification de l'infolettre avant son envoi. Vous pouvez également cliquer sur Retour à la conception d'édition pour modifier le contenu ou sur Envoyer un courriel de test pour envoyer un aperçu à un collègue.
Vous ne pouvez envoyer des infolettres qu'aux participants vérifiés et aux Administrateurs de projet. Si un Administrateur de Site ou de Portail doit la recevoir, vous pouvez soit lui envoyer un courriel de test, soit il doit s'abonner à un projet via le widget Suivre le projet pour être inclus en tant que suiveur de projet.
Si vous devez renvoyer le courriel d'activation aux participants qui sont en attente d'activation, vous pouvez le faire à partir de la liste des Participants. |
Envoyer
Vous pouvez ici examiner votre infolettre avant de cliquer sur Envoyer. Si vous quittez cet écran, le contenu sera sauvegardé, mais pas la liste des destinataires ; vous devrez les ajouter à nouveau lorsque vous reviendrez.
Une fois que vous avez cliqué sur Envoyer, un message de réussite s'affiche et les courriels sont envoyés immédiatement. Toutefois, en fonction du trafic, il peut y avoir un délai de livraison. Veuillez noter que vous ne pouvez pas programmer une lettre d'information ; vous devez l'envoyer manuellement.
Vous pouvez suivre les indicateurs tels que les livraisons, les ouvertures et les clics à partir de la liste des infolettres Envoyées.