Les projets protégés vous permettent de contrôler quels utilisateurs peuvent voir ou participer à des projets spécifiques. Vous pouvez restreindre les projets à n'importe quel groupe, tel que le personnel, les panels communautaires ou les groupes de discussion et de conseil. Les projets protégés exigent que toute personne souhaitant y participer soit un utilisateur enregistré. Il existe trois paramètres de visibilité pour les projets qui vous permettent de restreindre les autorisations de visualisation et de participation.
Pour créer et gérer un projet protégé, vous devez :
Créer un groupe de participants à l'aide de filtres ou d'étiquettes
Créez votre projet et définissez les paramètres de visibilité
Invitez votre groupe à participer
Créer un groupe de participants
Pour restreindre l'accès à un projet, vous devez avoir créé les groupes de participants contenant les utilisateurs qui doivent y avoir accès. Lorsque les utilisateurs s'inscrivent sur votre site, le formulaire d'inscription recueille leurs informations pour Gestionnaire de la relation avec les participants (GRP). Vous pouvez utiliser ces données pour créer des groupes organisés en fonction de filtres ou d'étiquettes. Par exemple,
Filtrer par âge pour créer des groupes tels que « Senior » ou « Jeune ».
Utilisez l'option Banlieue pour filtrer par lieu
Filtre sur les intérêts que les utilisateurs ont indiqués dans le formulaire d'inscription. Il peut s'agir d'un thème, tel que « Transport » , ou d'un intérêt à rejoindre un panel communautaire.
Filtrez sur de Projet ou les étiquettes de Participant. L'étiquetage en masse peut s'avérer utile lorsque vous utilisez des étiquettes de participants pour créer des groupes.
Utilisez le filtre Courriel pour créer des groupes avec des domaines de courrier spécifiques. Cette fonction est particulièrement utile lors de la création de groupes pour le personnel.
En bref, pour créer un nouveau groupe :
Sélectionnez Participants dans le menu principal pour accéder à votre base de données de participants.
Choisissez et appliquez vos Filtres pour restreindre votre liste d'utilisateurs aux participants requis.
Sélectionnez Groupe et saisissez le nom de votre Groupe. Veuillez noter que vous ne pouvez créer un groupe qu'après avoir filtré votre liste d'utilisateurs. Vous ne pouvez pas créer un groupe sans filtre.
Enregistrez votre groupe.
Pour modifier votre groupe, sélectionnez-le dans le menu déroulant, ajoutez ou supprimez les filtres requis et Enregistrez le groupe sous le même nom du Groupe. Si vous changez le nom du Groupe, il sera Enregistré en tant que nouveau groupe.
Sélectionnez l'icône de la poubelle à côté du groupe pour le supprimer.
Après la création d'un groupe, celui-ci sera disponible lors de la définition de la visibilité Panel ou Protégé sur un projet. En outre, une fois qu'un groupe est créé, les nouveaux participants qui correspondent aux critères sont automatiquement inclus dans ce groupe.
Lorsque vous supprimez un participant spécifique d'un groupe, vos options dépendent de la manière dont vous avez créé ce groupe. Par exemple, si vous avez utilisé des étiquettes de participants pour filtrer votre groupe, la solution la plus simple consiste à supprimer cette étiquette du participant. Une autre solution consiste à utiliser les filtres pour exclure un participant, puis à Enregistrer ce nouveau groupe.
Choisissez le paramètre Visibilité du projet
Une fois le groupe de participants créé, vous pouvez utiliser les paramètres de visibilité de votre projet pour en restreindre l'accès. Pour ce faire, procédez comme suit:
Allez dans Projets et sélectionnez le correct projet dans la liste.
Sélectionnez Paramètres et choisissez vos paramètres de Visibilité :
Public : tout le monde peut voir le projet ou y participer
Panel : tout le monde peut voir le projet, mais seuls les utilisateurs sélectionnés peuvent y participer.
Protégé : seuls les utilisateurs sélectionnés peuvent voir ou participer.
Utilisez le menu déroulant Sélectionner les groupes pour choisir les groupes de participants qui ont accès. Vous pouvez sélectionner plusieurs groupes de participants et vous verrez également combien de participants ont maintenant accès.
Enregistrez vos paramètres. Publiez le projet si nécessaire.
Bien que le projet soit désormais limité au groupe de participants, vous devez toujours les informer que la consultation est ouverte.
Invitez votre groupe à participer
Comme les participants ne sont pas avertis lorsqu'ils sont ajoutés à un groupe ou à un projet protégé, vous devez fournir le lien à ces utilisateurs. Il existe deux options, et il peut être utile d'utiliser les deux :
Utilisez la fonction Infolettre pour envoyer des détails et l'URL du projet au groupe de participants. Vous pouvez également utiliser cette fonction pour envoyer la même infolettre aux participants qui rejoignent le groupe ou qui ne se sont pas encore engagés dans le projet.
Utilisez les sections Projets ou En vedette de votre page d'accueil pour créer un lien vers le projet protégé. Cela permet aux participants d'accéder facilement au projet à tout moment. Cependant, les utilisateurs qui ne peuvent pas y accéder verront quand même le lien, assurez-vous donc de mentionner l'accès restreint.
Lorsque de nouveaux utilisateurs s'inscrivent et répondent aux critères, ils sont automatiquement ajoutés aux groupes de participants existants. Toutefois, ils doivent être informés des projets protégés existants ; n'oubliez pas de surveiller la liste des groupes de participants et de veiller à ce que les nouveaux membres en soient conscients.