Vous pouvez gérer les documents de votre projet (ajout, modification et suppression) en utilisant le widget Documents. Pour personnaliser l'affichage des fichiers qui sont visibles sur votre page EngagementHQ, le widget Documents doit être ajouté à votre page et configuré. Des documents supplémentaires peuvent également être ajoutés via le widget.

Note : Les documents peuvent également être publiés dans le widget Documents en utilisant l'outil Gestionnaire de soumissions.

Les types de fichiers communs qui peuvent être téléchargés dans votre projet à l'aide du widget Document sont les suivants

  • Documents texte : PDF, MS et OpenOffice Excel (.xls, .xlsx), MS et OpenOffice Word (.doc, .docx), MS et OpenOffice PowerPoint (.ppt, .pptx)

  • Fichiers audio : mp3, wav, x-wav

  • Fichiers vidéo : mp4, avi, mpeg, mov (Quicktime), flv

  • Fichiers d'images : jpg / jpeg, gif, png, bmp

  • Autre- zip, xml

Pour utiliser le widget, vous devez l'ajouter à votre projet EngagementHQ. Les étapes suivantes décrivent comment ajouter le widget:

Sélectionnez le lien Projets dans la barre de navigation et cliquez sur votre projet. Vous pouvez utiliser la boîte de recherche pour trouver le projet souhaité.

Cliquez sur le titre de votre projet. Dans ce cas, le projet dans lequel le widget doit être ajouté est « Test2 ». Vous pouvez voir la page du projet sélectionné.

Cliquez sur le bouton Ajouter des widgets pour ajouter le widget Documents à votre projet. Une liste de widgets est affichée sur un dessin à droite de l'écran. Cliquez sur Documents.

Vous pouvez maintenant consulter la page Documents sur votre écran. Dans cette page, vous pouvez ajouter de nouveaux documents, ajouter des liens vers des documents, copier des documents existants et modifier les paramètres du widget Documents.

Configuration du widget Documents

Cliquez sur le bouton Ajouter un document pour ajouter des documents au widget Documents de votre projet. En cliquant sur ce bouton, dans le menu déroulant, trois options sont disponibles pour ajouter des documents.

Vous pouvez effectuer les actions suivantes: 

Ajouter un nouveau document : Cliquez sur cette option pour ajouter un nouveau document. L'écran suivant s'affiche.

  1. Télécharger le document -. Cliquez sur le bouton Télécharger le document, recherchez votre fichier, sélectionnez-le et cliquez sur Ouvrir. Le fichier sélectionné est ajouté au widget Documents de votre projet. Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers à la fois. Le document que vous venez de télécharger est visible sur la page.

  2. Ajouter un lien au document : Cliquez sur cette option pour ajouter un lien à un document qui est disponible sur un autre site web. L'écran suivant s'affiche. Saisissez un titre approprié dans le champ Titre et l'URL du document nécessaire dans le champ URL du document. Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Le titre du document avec le lien est affiché sur la page, comme indiqué ci-dessous.

Copier un document existant : Cette option vous permet de copier un document d'un autre projet vers votre projet actuel. Pour effectuer cette action, cliquez sur l'option Copier un document existant. La page Copier le document existant s'affiche.

Cliquez dans la case Sélectionner un projet et sélectionnez le projet à partir duquel vous souhaitez copier un document. Les documents disponibles dans le projet sélectionné sont affichés à l'écran. Sélectionnez celui que vous voulez copier dans votre projet. Vous pouvez copier tous les documents en cochant la case Sélectionner tout. Enfin, cliquez sur le bouton Ajouter au widget pour ajouter le(s) document(s) à votre projet.

Le document est maintenant disponible dans le widget Documents de votre projet comme indiqué dans l'image ci-dessous.

Outre l'ajout de documents, vous pouvez également créer de nouveaux dossiers, les modifier et les supprimer pour organiser vos fichiers. Suivez les étapes indiquées ci-dessous pour créer des dossiers.

Le lien direct vers le document peut être copié à partir du backend du widget en cliquant sur l'icône "hyperlien" visible à côté du document.

Pour créer un dossier

Pour créer un nouveau dossier vide, entrez le nom du dossier dans le champ prévu à cet effet et cliquez sur le bouton Créer. Le nouveau dossier s'affiche dans la liste des documents. Vous pouvez glisser et déposer des documents dans le dossier nouvellement créé. Si vous avez plusieurs dossiers, vous pouvez également les réorganiser.

Note : Le bouton d'envoi « Valider » de la fonction « Créer un dossier » est désactivé tant que le nom du dossier n'est pas saisi.

Pour modifier les détails d'un document

Pour modifier les détails d'un document, cliquez sur le nom du document. La page Modifier le document s'affiche. Apportez les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer. Pour modifier le titre, entrez un nouveau titre dans la case Titre. Vous pouvez remplacer le fichier existant par un nouveau en cliquant sur le bouton Remplacer le fichier.

Pour renommer ou supprimer un dossier

Pour renommer un dossier, cliquez sur l'icône du crayon à côté du nom du dossier.. La zone Nom s'affiche à l'écran. Saisissez le nouveau nom du dossier dans la case et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour supprimer un dossier, cliquez sur le bouton de suppression, comme indiqué dans la figure ci-dessous.

Note : Les fichiers d'un dossier seront également supprimés lorsque nous supprimerons le dossier en question.

Renommer le widget Documents

Vous pouvez modifier le titre du widget Documents en cliquant sur l'icône du crayon et en saisissant le titre de votre choix. Cochez la case Masquer le titre si vous ne souhaitez pas que le titre apparaisse dans le projet publié. Après avoir effectué les modifications nécessaires dans la page Paramètres, cliquez sur la croix en haut à droite pour quitter. Les paramètres sont enregistrés automatiquement.

Le widget Documents indique le nombre total de documents ajoutés dans la base de données, pour en savoir plus, cliquez ici.

Contactez notre équipe d'assistance si vous avez besoin d'aide supplémentaire via le chat ou le courriel support@engagementhq.com.

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