Le widget Documents est une bibliothèque de fichiers qui vous permet de présenter les documents relatifs à votre consultation. Vous pouvez télécharger des documents pertinents, les afficher dans différents dossiers et publier les documents soumis par les participants dans le widget.
Le widget documents permet d'ajouter différents types de fichiers :
Texte : PDF, MS et OpenOffice Excel (.xls, .xlsx), MS et OpenOffice Word (.doc, .docx), MS et OpenOffice PowerPoint (.ppt, .pptx)
Audio : mp3, wav, x-wav
Vidéo : mp4, mpeg, mov (Quicktime), flv - veuillez noter qu'il existe également le widget Vidéos pour l'affichage des vidéos.
Image : jpg, jpeg, gif, png, bmp - veuillez noter que pour les galeries de photos, il existe également le widget Photos.
Autres : zip, xml
Ajouter le widget Documents
Vous pouvez ajouter des widgets dans le volet droit de la page de votre projet :
Cliquez sur Ajouter des widgets sur la page de votre projet.
Cliquez sur Documents dans le menu Sélectionner les widgets.
Par défaut, le widget s'appelle Documents ; vous pouvez saisir un nouveau nom dans le champ Titre du widget. Si vous ne voulez pas de titre, cochez la case Masquer le titre.
Utilisez l'option correspondante pour Ajouter un document, Créer un dossier ou Copier un document existant.
Faites un Aperçu de votre projet pour voir à quoi ressemble le widget. Seuls les documents cochés s'affichent sur la page du projet ; tous les fichiers non cochés sont visibles derrière le lien Plus..., qui renvoie à la page du widget de documents. Tous les documents s'ouvrent dans un nouvel onglet du navigateur.
Les widgets sont automatiquement enregistrés et publiés dans votre projet et répertoriés dans la rubrique widgets de la page de votre projet. Le widget documents indique le nombre de documents qu'il comporte. Vous pouvez également utiliser le menu déroulant pour l'Afficher ou le Masquer dans votre projet, l'icône de la corbeille pour le supprimer ou cliquez sur le titre pour le modifier.
Vous pouvez utiliser les mêmes directives pour ajouter plusieurs widgets Documents à votre projet afin de présenter différents groupes de fichiers. Vous pouvez également créer des dossiers escamotables au sein d'un widget pour établir une distinction entre les différents groupes de fichiers.  |
Ajouter ou copier des documents
Il y a deux options pour ajouter des fichiers à votre widget :
Ajouter un document : vous pouvez Téléverser un document en cliquant sur Téléverser un document et en choisissant le fichier sur votre ordinateur, ou Ajouter un lien vers le document en collant l'adresse URL du document. Les deux options vous donnent un champ Titre du document, et vous pouvez Enregistrer et Fermer lorsque vous avez terminé.
Copier un document existant : utilisez un document provenant d'un widget de documents déjà existants en choisissant le bon projet et en cochant chaque document que vous souhaitez copier. Cliquez sur Ajouter au widget lorsque vous avez terminé.
Tous les documents que vous ajoutez sont répertoriés sur la page Documents de votre widget. Vous pouvez :
Cochez ou décochez les widgets que vous souhaitez afficher sur la page du projet. Les documents non sélectionnés sont accessibles via le lien Plus..., qui renvoie les utilisateurs à la page indépendante du widget.
Copiez l'URL du document à l'aide de l'icône de l'hyperlien.
Cliquez sur l'icône du crayon pour remplacer ou télécharger le fichier ou modifier le titre du fichier.
Utilisez l'icône de la corbeille pour supprimer le fichier. Cette opération est permanente et la suppression d'un dossier entraîne la suppression de tous les documents qu'il contient.
Faites-les glisser et déposez-les dans la liste pour les réorganiser.
Vous pouvez utiliser le widget Documents avec des projets protégés. Ces projets seront inaccessibles aux utilisateurs extérieurs au groupe, mais ils pourront toujours être téléchargés. Tous les documents que vous ajoutez ou vers lesquels vous créez un lien peuvent être téléchargés et partagés par des personnes extérieures au projet. |
Création et gestion de dossiers
Les dossiers permettent d'organiser ou de séparer les documents.
Cliquez sur Créer un dossier, puis utilisez le champ Nom du dossier pour lui donner un nom. Vous ne pourrez pas l'enregistrer tant qu'il n'aura pas de nom.
Cliquez sur Valider pour enregistrer le dossier ou sur Annuler pour arrêter.
Votre dossier comporte une liste de vos documents ; faites glisser les documents dans le dossier pour les organiser et déplacez les dossiers par glisser-déposer pour les réorganiser.
Vous pouvez utiliser l'icône du crayon pour modifier le nom de votre dossier et l'icône de la corbeille pour le supprimer. Si vous supprimez un dossier, vous supprimez également tous les documents qu'il contient.
Cochez la case Réduire les dossiers pour les condenser sur la page du projet en cours. Les participants peuvent alors cliquer sur le dossier pour le décomprimer et voir les documents qu'il contient.