Si vous avez utilisé l'outil Questions dans le cadre d'un projet, il est important de réfléchir à la manière dont vous allez interpréter et présenter les données que vous avez recueillies.

Dans cet article, nous expliquons comment utiliser les données collectées via l'outil Questions pour établir des rapports sur votre consultation. Vous trouverez ci-dessous les options permettant de visualiser le rapport de l'outil à l'écran, de télécharger le rapport détaillé, et d'utiliser un rapport d'analyse des commentaires.

Avant de commencer à faire des rapports, assurez-vous que vous avez archivé l'outil, afin d'être certain que vous travaillez avec l'ensemble de données finales. Bien entendu, si vous le souhaitez, vous pouvez commencer à travailler sur vos données avant la fin de la période de consultation. Il vous suffit de savoir que vous ne travaillez peut-être pas avec l'ensemble de données finales. Il peut être judicieux d'examiner vos données avant la fin de la consultation si vous souhaitez en tirer des enseignements préliminaires.

Pour rendre compte de l'ensemble de données finales, vous devez d'abord vous assurer que votre outil est archivé, afin qu'il n'y ait pas de nouvelles contributions dans votre outil. L'archivage d'un outil affichera toujours les informations relatives au projet mais n'acceptera pas de nouvelles contributions. Vous pouvez aussi archiver votre projet au complet. Lire l'article détaillé sur l'archivage de votre projet pour apprendre comment archiver et comprendre les implications de l'archivage.

L'une des meilleures façons d'explorer et de travailler avec les données recueillies est d'utiliser le téléchargement du rapport Excel détaillé.

Pour générer ce rapport, dans la barre de navigation latérale de votre site, cliquez sur Rapports > Rapports de projet. La page Résumé des visiteurs s'affiche.

Dans cette page, sélectionnez dans la liste déroulante le projet et la période pour lesquels vous souhaitez filtrer les données de votre rapport. Si votre consultation est archivée, vous pouvez utiliser l'option « Tous les temps » pour sélectionner toute la période de votre consultation. Cliquez sur Mettre à jour.

Ensuite, cliquez sur la liste déroulante Télécharger les rapports et sélectionnez l'option Excel dans la section Rapport détaillé. Si le bouton n'est pas cliquable, assurez-vous que vous n'avez pas sélectionné plus de 5 projets pour ce rapport.

Ouvrez le dossier téléchargé et accédez au fichier Excel du projet que vous souhaitez analyser. Un fichier séparé sera produit pour chaque projet sélectionné. Ouvrez le dossier de votre projet.

Repérez l'onglet en bas de la feuille Excel qui correspond à l’outil Questions. Vous pouvez avoir plusieurs outils activés sur ce projet, et chaque onglet représentera une instance d'outil différente.

Il y a trois sections principales à explorer.

Informations sommaires sur votre activité. Vous pouvez voir ce volet en bleu sur le côté gauche. Il vous donne un aperçu de la participation et une ventilation du statut d'utilisateur des participants. Par exemple : Enregistré, Non vérifié, Anonyme.

Les informations relatives aux contributions sont affichées dans la section verte. Ces informations comprennent les éléments suivants : les détails des contributeurs (date et heure, login et résumé du contributeur), la question posée par le participant, le type de réponse (si la réponse est publique ou privée) et la réponse de l'administrateur à la question.

Les questions du formulaire d'inscription sont indiquées dans la section bleue et vous permettent de filtrer vos réponses en fonction de ces questions. Ces informations ne seront complètes que pour les participants qui se sont inscrits pour participer. Les informations du formulaire d'inscription ne seront pas disponibles dans la feuille Excel si vous avez sélectionné une participation non vérifiée.

L'utilisation du rapport détaillé est la meilleure façon d'examiner vos données dans leur ensemble et de commencer à les explorer.

Utilisation des rapports sur les outils

Une autre façon d'explorer les réactions recueillies est d'utiliser la section Rapports sur les outils de la rubrique Rapports. Cela vous permettra de générer des graphiques utiles et d'explorer davantage vos données.

Pour commencer à utiliser les rapports sur les outils, allez dans la section Rapports > Rapports sur les outils de votre site et cliquez sur le lien Q&R dans le menu de gauche.

Utilisez les filtres pour sélectionner le projet que vous souhaitez examiner et sélectionnez également la période de données. Cliquez sur Mettre à jour pour générer votre rapport.

La page sera rafraîchie avec le rapport nouvellement généré pour les projets et la période sélectionnés. Vous trouverez ci-dessous une description des données représentées dans chacune des sections de ce rapport.

Utilisez la section Vue d'ensemble pour comparer les différentes activités de l’outil Questions.

La section Survol présente vos données sous forme de bulle de diffusion, ce qui vous permet de comparer facilement le degré d'engagement entre chaque outil Questions utilisé. 

Pour filtrer vos données, utilisez la liste déroulante à droite pour voir plus de détails ; l'option permet de sélectionner l'outil Questions que vous souhaitez examiner en détail.

Cette section affiche les informations récapitulatives uniques sur l'activité dans la boîte d'appel sur le côté droit. Vous pouvez y voir le nombre de visiteurs, le nombre de contributeurs uniques et de contributions ainsi que des informations sur l'inscription des participants. Consultez notre article sur la manière dont les visites et les visiteurs sont saisis pour mieux comprendre ces nombres.

Vous pouvez facilement exporter ce graphique pour y inclure votre rapport en cliquant sur l'icône du hamburger (voir ci-dessous). Il suffit de choisir le format d'exportation et de télécharger l'option choisie.

Cette section est un excellent moyen de vérifier rapidement l’activité, de la comparer aux autres et de télécharger un tableau.

L'utilisation de la section Données démographiques est un moyen simple de  classer rapidement les personnes qui ont participé.

Les informations démographiques présentées sont recueillies à partir du formulaire d'inscription de votre site. Il est donc important que ce formulaire reflète les questions démographiques qui sont importantes pour vous. Pour plus d'informations, consultez notre article sur l'élaboration d'un formulaire d'inscription pour savoir comment créer le formulaire d'inscription.

Les questions du formulaire d'inscription sont utilisées pour montrer des aperçus démographiques. Toutes les questions du formulaire d'inscription peuvent être sélectionnées dans la liste déroulante.

Le bouton sur la gauche peut être utilisé pour imprimer ou télécharger le graphique.

Les informations démographiques sont utiles pour les rapports car elles vous aident à mieux expliquer le profil des personnes qui ont participé. 

L'utilisation du panneau Statistiques sur les visiteurs vous permet de comparer facilement vos activités dans un tableau. Ces informations sont particulièrement utiles pour comparer le nombre de contributeurs à une activité.

Cette section présente les détails de chaque outil Questions de chaque projet sélectionné pour faire l'objet du rapport. Elle détaille le nombre de visiteurs, les questions posées, les questions auxquelles on a répondu publiquement et les questions auxquelles on a répondu en privé.

Cette section vous permet de voir toutes les soumissions relatives à votre activité pour l’outil Questions. 

Cette section affiche les questions et réponses du participant et indique si la question a reçu une réponse. Vous pouvez sélectionner les outils que vous souhaitez utiliser en les sélectionnant dans la liste déroulante.

Vous pouvez également filtrer les soumissions affichées en fonction des questions du formulaire d'inscription, par exemple, vous pouvez filtrer lavec e code postal, pour ne voir que les questions d'une localité particulière.

Les questions et réponses étant des textes libres, il sera utile d'analyser le sujet de discussion à l'aide de l'outil d'analyse de texte, puis d'en extraire un rapport. Lire notre article sur l'analyse de texte pour obtenir des instructions détaillées.

Quelle est la prochaine étape ? Pourquoi ne pas revenir en arrière et consulter à nouveau notre article sur l'ajout de l'outil Questions.

Contactez notre équipe d'assistance si vous avez besoin d'une aide supplémentaire via le chat ou le courriel support@engagementhq.com.