L'archivage des projets dans EngagementHQ est le meilleur moyen de vous assurer que vous gardez une trace de vos activités de consultation. Il vous permet de signaler à votre communauté qu'un projet est terminé et fait partie de l'historique de votre engagement en ligne. Cette pratique vous aidera à établir confiance et transparence entre vous et votre communauté.
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Dans EngagementHQ, vous pouvez décider de programmer un moment pour archiver votre projet, ou simplement archiver votre projet manuellement. Une fois qu'un projet est archivé, les participants ne peuvent plus participer aux activités du projet et ils ne pourront plus accéder au projet s'ils ne disposent pas de l'URL du projet archivé. Tous les outils des projets sont également archivés au cours du processus. Cependant, vous conserverez toutes les contributions et les rapports sur votre interface EngagementHQ, comme partie intégrante de vos dossiers.
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Pour archiver les projets, suivez les étapes ci-dessous.

1. Sélectionnez Projets dans le menu de gauche d’EngagementHQ et cliquez sur votre projet spécifique dans le menu déroulant.
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La page du projet s'affiche, cliquez sur le bouton Publié, et puis sur Archiver.
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L'écran suivant de l’archivage de projet s'affiche. Les étapes pour programmer l'archivage sont similaires à la programmation de la publication du projet.
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Vous pouvez personnaliser le message d’archivage.
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2. Cliquez sur l'option « Archiver maintenant » pour archiver immédiatement le projet et vous avez réussi à l'archiver.
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OU Cliquez sur l'option « Archiver plus tard » et sélectionnez une date et une heure en cliquant sur l'icône du calendrier.
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3. Modifiez le message dans la zone de texte Message d’archivage, si nécessaire (indiqué dans l’image ci-dessus). Il n'y a pas de limite de caractères pour le message d'archive.

4. Cochez la case Garder le projet archivé visible pour les participants si vous souhaitez que le projet archivé soit visible pour les participants (par exemple dans l’onglet Tous les projets). Si vous décochez cette case, le projet sera caché aux participants après son archivage. Cependant, modifier le statut manuellement plus tard.
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5. Cliquez sur Enregistrer pour archiver le projet. Si vous choisissez l'option Archiver maintenant dans l'écran Archivage du projet, votre projet est immédiatement archivé et vous pouvez voir les boutons Désarchiver et Cacher dans le panneau de la page Gérer le projet. Vous pouvez cliquer sur Désarchiver pour désarchiver le projet et sur Cacher pour cacher le projet aux visiteurs.

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6. Après avoir désarchiver le projet, si vous cliquez sur la fonction de Remettre en ébauche, une consultation passe en état d’ébauche. Pour l’archiver à nouveau, vous devez la publier et l’archiver. Ou, si vous choisissez l'option Archiver plus tard dans la page Archivage du projet, la date et l'heure d'archivage s'affichent dans le panneau de la page Gérer le projet.

Vous avez réussi à faire la programmation de l’archivage. Vous pouvez modifier le calendrier d’archivage en cliquant sur la date dans le panneau. Après l'archivage du projet, n'oubliez pas d'informer votre communauté des résultats de ce projet en lui envoyant une infolettre.

Contactez notre équipe d'assistance si vous avez besoin d'une aide supplémentaire via le chat ou le courriel support@engagementhq.com.