Lorsque nous utilisons la question Téléchargement de fichiers dans un sondage, la seule façon d'accéder aux fichiers est de cliquer sur les liens figurant dans les courriels de notification ou de télécharger un rapport, et ensuite de télécharger les documents individuellement.
Ce processus a été long et a pris beaucoup de temps. Nous disposons maintenant d'un outil qui rend faciles et simples, le téléchargement de ces fichiers et leur publication à nouveau. Cet outil est le Gestionnaire des soumissions.
Le Gestionnaire des soumissions offre la fonctionnalité essentielle de pouvoir fournir une liste de toutes les réponses avec les fichiers téléchargés, de télécharger les documents soumis à un sondage, de marquer les réponses qui ont été examinées et aussi de publier les documents dans un widget Documents ou un dossier sur le projet concerné.
Mise en place du Gestionnaire de soumissions
Pour faire fonctionner le gestionnaire de soumissions, vous devrez créer un sondage auquel sera ajoutée la question sur Téléchargement de fichiers. Vous devrez également ajouter un widget Documents sur le même projet que le sondage. Les étapes ci-dessous vous aideront à comprendre la même chose :
Création d'un sondage
Lors de la mise en place du sondage, vous devez ajouter une question sur le téléchargement de fichiers. Avec cette question, les utilisateurs peuvent télécharger des documents et soumettre le sondage. Ces documents apparaîtront dans la section Gestionnaire des soumissions. Pour plus d'informations sur l'outil de sondage, vous pouvez consulter cet article.
Ajouter le widget Documents
Ce widget vous permet de télécharger des documents dans la page de projet qui peut être accessible aux participants. Une fois votre sondage terminé, vous pouvez aller dans le Gestionnaire des soumissions, choisir de publier le document selon votre choix dans un widget ou un dossier dans le widget de Documents. Pour plus d'informations sur le widget de Documents, vous pouvez cliquer ici.
Maintenant que l'outil de Sondages et le widget Documents ont été mis en place et après que les soumissions aient été faites, vous pouvez voir et gérer les fichiers téléchargés par les participants à l'enquête en utilisant le gestionnaire de soumissions. Vous pouvez y accéder dans la section Rapports > Gestionnaire des soumissions comme indiqué ci-dessous.
Vous pouvez ensuite sélectionner le Projet, le Sondage et La période souhaitée, comme indiqué ci-dessous. Tous les documents téléchargés par les utilisateurs pour le sondage respective seront listés. Vous pouvez alors choisir de consulter, de publier et de télécharger ces fichiers.
Note - La plage de dates Tous les temps sélectionne automatiquement la date de début à partir du jour où le site a été lancé et non à partir du jour où le site a été créé.
Caractéristiques du gestionnaire des soumissions
Vous trouverez ci-dessous les différentes fonctionnalités du Gestionnaire de soumissions.
Afficher la liste des réponses par rapport à un sondage sélectionné - Une fois que vous cliquez sur le répondant ou l'ID, une liste de toutes les réponses avec les fichiers téléchargés par les participants est affichée. Tous les documents ou fichiers téléchargés dans le cadre de la réponse seront visibles. Cela ne fonctionne que si un utilisateur a téléchargé un fichier. L'indicateur visuel passe au vert lorsque le document de la réponse est publié.
Vous pouvez également consulter la réponse globale à un sondage (1) et la réponse au formulaire d'inscription (2) de l'utilisateur respectif en cliquant sur l'ID de la réponse ou sur le répondant.
Le document peut être renommé en le survolant et en sélectionnant l'option Renommer le document comme indiqué ci-dessous. Le renommage n'est pas autorisé pour les documents qui ont été publiés. Vous devrez dé-publier le document et ensuite le renommer. Vous pouvez également prévisualiser le document en sélectionnant l'option Ouvrir dans un nouvel onglet.
Changer le statut de révision - Par défaut, tous les documents seront mis en En instance. Vous pourrez marquer une réponse comme Examiné et changer le statut en En instance, si nécessaire.
Publier des documents - Vous pouvez choisir de publier un document dans un widget existant ou dans un dossier pour ce projet particulier. Les documents peuvent également être publiés dans un dossier caché. Une fois qu'un document est publié, cela sera indiqué par un point vert en regard de ce document. De même, les documents publiés peuvent également être non publiés sur le même onglet.
Note : Vous devrez avoir configuré le widget Documents et les dossiers avant de publier le document. Vous ne pouvez publier des documents qu'une seule fois et ne pouvez pas publier le même document dans deux widgets ou dossiers différents du widget Documents. Lorsque vous utilisez l'option de publication en masse, tous les documents qui sont déjà dans l'état publié apparaîtront dans la liste de contrôle mais ne seront pas inclus.
Télécharger des documents - Vous pouvez choisir de télécharger un document individuel, plusieurs documents dans la réponse ou plusieurs documents pour des réponses multiples. Les documents seront téléchargés sous la forme d'un fichier d'archive compressé (.zip) et celui-ci sera stocké sur votre bureau sous le nom « submission_ Response ID ». Lorsque vous téléchargez plusieurs documents pour des réponses multiples, ils apparaissent dans le même fichier zip mais dans des dossiers différents où chaque dossier correspond à un répondant respectif. Pendant la durée du téléchargement, vous ne serez pas autorisé à télécharger d'autres documents.
Lien de téléchargement par courriel - Lorsque vous lancez un téléchargement de documents de grande taille, le processus peut prendre quelques minutes (en fonction de la charge des serveurs). Vous serez informé qu'un courriel vous sera envoyé lorsque les documents seront prêts à être téléchargés. Une fois que le document est prêt à être téléchargé, un courriel sera envoyé à votre adresse électronique avec un lien pour télécharger les fichiers.
Note: Le courriel ne sera envoyé que si l'option de courriel HTML est activée dans les paramètres du site.
Actions en masse
Vous devez sélectionner une ou plusieurs réponses pour effectuer une action en masse. Vous pouvez effectuer une recherche, ou appliquer un filtre ou une combinaison de filtres et rechercher pour restreindre les réponses, puis sélectionner les réponses requises. Les réponses peuvent être sélectionnées à travers des pages. Toutes les actions qui peuvent être effectuées au niveau d'une réponse individuelle peuvent également être effectuées au niveau d'une réponse groupée, c'est-à-dire
Marquer comme examiné
Marquer comme étant en cours de révision
Publier des documents
Documents non publiés
Télécharger les documents
Recherche, filtrage et catégorisation
Filtre de recherche - La fonctionnalité de recherche vous permet de rechercher les réponses au sondage en fonction du nom du document téléchargé, de l'extension du document, du nom du répondant ou de l'ID de la réponse
Filtre de questions - Lorsqu'un sondage comporte plusieurs questions à télécharger, vous pouvez avoir besoin de travailler avec une question ou un ensemble de questions spécifiques. Dans ce cas, nous disposons d'un filtre dans la colonne Soumissions qui peut être utilisé pour une ou plusieurs questions.
Filtre de publication de l'état - Vous pouvez choisir l'une ou l'autre des options pour pouvoir appliquer le filtre. Les réponses qui correspondent au statut Ouvert requis seront affichées.
Filtre de statut Examiné - Le filtre de statut révisé est disponible sous forme de filtre à onglets. Vous pouvez choisir l'onglet Examiné / Examin en attente pour voir la réponse de la catégorie requise.
Vous pouvez trier la liste des réponses dans les colonnes ID et Reçu le.
Filtres combinés
Cette fonction a été conçue pour vous permettre de travailler avec plusieurs filtres et critères de recherche afin de vous aider à atteindre l'objectif spécifique fixé.
Vous pouvez appliquer le filtre de Question, le filtre de Statut de publication, le filtre de Statut de révision, et également appliquer une recherche sur l'ensemble des résultats. En outre, vous pouvez également appliquer un filtre de période.
Vous aurez la possibilité de travailler avec n'importe quelle combinaison des filtres disponibles
Voir les fichiers publiés dans le widget Documents
Si votre projet comporte plusieurs widgets de Documents, vous pouvez choisir de télécharger le document dans l'un des widgets ou dans un dossier particulier.
Une fois que le document du gestionnaire des soumissions est publié, il apparaîtra immédiatement dans le widget Documents, comme indiqué ci-dessous. Vous devrez sélectionner manuellement le document qui doit apparaître dans le widget.
Contactez notre équipe d'assistance si vous avez besoin d'une aide supplémentaire via le chat ou l'e-mail support@engagementhq.com.