Ajouter l'outil Questions

Utiliser l'outil Questions pour répondre aux questions de votre communauté.

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Écrit par Yugandhar Gokhale
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Questions est un espace qui permet à votre communauté de poser des questions sur vos projets.

L'outil de questions vous permet d'approuver toutes les questions entrantes, puis de répondre en privé ou en public à l'auteur de la question. Cet outil est donc parfait pour répondre publiquement aux questions de la communauté, ce qui permet d'améliorer le flux d'informations, de clarifier les questions sur vos projets et de répondre aux questions personnelles posées par les participants via un forum privé sécurisé. Nous recommandons vivement d'utiliser cet outil pour la plupart des projets, car c'est le moyen le plus simple d'ouvrir votre consultation et de permettre à votre communauté d'entrer en contact.

Pour utiliser l'outil de Questions, vous devez l'ajouter à votre projet EngagementHQ. Les étapes suivantes décrivent comment ajouter l'outil:

  1. Sélectionnez le lien Projets dans le menu à gauche d’EngagementHQ et cliquez sur votre projet spécifique dans la liste des Projets.

La page de projet s’affiche.

2. Cliquez sur Ajouter un outil. Une liste s'affiche des outils qui peuvent être ajoutée à votre page. Sélectionnez l'outil Questions.

La limite de caractères pour le titre de cet outil est de 255 ; cependant, il n'y a pas de limite de caractères pour le champ de description. Vous pouvez modifier le nom de l'outil en cliquant sur l'icône du crayon. Dans le champ Nom affiché, vous pouvez mentionner le nom souhaité pour l'outil et cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder les modifications.

Cette page comporte trois sections : Gérer les questions, Détails et Paramètres.

Détails:

Cliquez sur l'onglet Détails.

  • ·Modifiez le titre de l'outil en entrant un titre dans la case. Par exemple : « Posez-nous une question. » 

  • ·Saisissez une introduction pour les participants dans la case Introduction.

  • Cliquez sur Enregistrer pour mettre à jour le contenu ajouté et les modifications apportées.

Paramètres:

La page des paramètres comprend deux parties : les paramètres de participation et Notifications et remerciements par courriel.

Les paramètres de participation vous permettent de modifier le type de participation pour l'outil. Par défaut, seuls les membres enregistrés sont autorisés à participer. Vous pouvez activer le bouton Autoriser la participation non vérifiée si vous souhaitez que les membres participent avec un courriel et un pseudonyme sans avoir à s'inscrire.

Vous pouvez saisir un message de remerciement dans l'espace prévu à cet effet pour remercier les utilisateurs de leur participation. Ce message sera visible au-dessus de la description de l'outil une fois qu'ils auront soumis une question.

Vous pouvez définir différentes notifications par courriel pour les participants dans les sections Notifications et remerciements par courriel.

  • Envoyer un courriel à un participant anonyme lorsque sa question a été soumise

  • Envoyer un courriel au participant inscrit lorsque sa question a été soumise

  • Envoyer un courriel aux administrateurs lorsqu'une nouvelle question est soumise

  • Envoyer un courriel au participant lorsque sa question a reçu une réponse privée

  • Envoyer un courriel au participant lorsque sa question a reçu une réponse publique

  • Envoyer un courriel au participant lorsque la réponse à sa question a été mise à jour

 Les étapes suivantes décrivent comment configurer la notification par courriel en utilisant la notification Envoyer un courriel aux administrateurs lorsqu'une nouvelle question est soumise. Les autres notifications se font de manière similaire et ne sont pas décrites ci-dessous:

  1. Cliquez sur la flèche en regard de l'onglet « Envoyer un courriel aux administrateurs lorsqu'une question est soumise ».

L'onglet de configuration du courriel s'ouvre. Saisissez l'objet du courriel dans le champ Sujet du courriel. Dans le champ Texte du courriel, vous pouvez saisir le contenu à inclure dans le courriel de notification.

Note : Vous pouvez utiliser les caractères de remplissage. Par exemple : [NOM_DU_CLIENT], [NOM_DU_SITE], [NOM_DU_PROJET] ou [NOM_DU_POINT_FORUM] dans votre objet (y compris les parenthèses) et ceux-ci seront remplis lors de l'envoi du courriel.

2. Saisissez les adresses électroniques des destinataires dans le champ Destinataires. Cliquez sur Enregistrer pour configurer le courriel. Vous pouvez entrer plusieurs adresses électroniques séparées par des virgules.

NOTE : Le processus de mise en place des autres notifications est similaire à celui décrit ci-dessus. Les points suivants décrivent la fonctionnalité de chacune des notifications :

  • Notification envoyée à l'utilisateur lorsque sa question a reçue une réponse : Une notification par courriel est configurée et envoyer à l'utilisateur une fois que sa question a reçu une réponse.

  • Notification envoyée à l'utilisateur lorsque la réponse à sa question a été mise à jour : Une notification par courriel est configurée et envoyer à l'utilisateur lorsque la réponse à sa question a été mise à jour ou a subi des modifications.

  • Notification envoyée à l'utilisateur lorsque la réponse à sa question a été donnée en privé : Une notification par courriel est configurée et envoyer à l'utilisateur lorsque la réponse à sa question a été donnée en privé.

  • Accusé de réception envoyé à un utilisateur anonyme lorsqu'il pose une nouvelle question : Une notification par courriel est configurée et envoyer à un utilisateur anonyme afin d'accuser réception de sa question.

  • Accusé de réception envoyé à un utilisateur enregistré lorsqu'il pose une nouvelle question : Une notification par courriel est configurée et envoyer à un utilisateur enregistré afin d'accuser réception de sa question.

Gérer les questions :

Vous trouverez ici toutes les questions des participants sous différents onglets : Nouveau, Réponses privées, Réponses publiques, Archivées et Indésirables.

Lorsque vous cliquez sur les boutons Répondez publiquement ou Répondez en privé et que vous répondez aux questions et les enregistrez, vous accédez aux onglets respectifs.

NOTE 1 : Les questions ne peuvent être déplacées vers l'onglet Indésirable qu'une fois qu'elles sont archivées. Pour comprendre comment répondre et supprimer des questions, veuillez consulter l'article sur la gestion de l'outil de questions et réponses.

NOTE 2 : L'ordre des questions apparaissant dans la page du projet sera, la question à laquelle on a répondu le plus récemment en haut.

Cliquez sur Enregistrer une fois que les questions ont reçu une réponse.

3. Cliquez sur Publier lorsque vous êtes prêt à utiliser cet outil. 

4. Une fois votre outil Question publié, les boutons Remettre en ébauche, Archiver et Supprimer sont disponibles.

5. Utilisez le bouton Remettre en ébauche pour revenir à l'état de projet et apporter des modifications, puis Publier peut être utilisé à nouveau.

6. En cliquant sur le bouton Gérer dans la boîte à outils, l'administrateur accède à l'onglet Gérer les questions.

7. Lorsque cette consultation est terminée, cliquez sur le bouton Archiver. L'écran ci-dessous s'affiche.

8. Modifiez le message de fermeture et cliquez sur Enregistrer pour terminer l'archivage.

Contactez notre équipe d'assistance si vous avez besoin d'une aide supplémentaire via le chat ou l'e-mail support@engagementhq.com.

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