Dans certaines sondages, les participants sont encouragés à télécharger un fichier dans le cadre de la soumission. Les administrateurs peuvent gérer ces fichiers à l'aide du Gestionnaire de Soumissions. Le Gestionnaire de Soumissions peut vous aider à:
Filtrer votre liste de fichiers reçus par projet, sondage, date, et effectuer une recherche par nom, document ou ID
Afficher les détails de la réponse et du intimé
Visualiser, télécharger ou renommer le fichier soumis
Modifier le statut du fichier d’en instance à Examiné
Publier le fichier dans le widget Documents du projet.
Pour utiliser le Gestionnaire de Soumissions, vous devez inclure un sondage avec une question de téléchargement de fichiers afin que les personnes interrogées puissent télécharger leurs soumissions. En outre, vous ne pouvez publier les fichiers téléchargés que si vous disposez d'un widget Documents sur le projet.
Utiliser le Gestionnaire des soumissions
Pour utiliser le Gestionnaire de soumissions :
Développez la section Rapports dans le menu principal et sélectionnez Gestionnaire des soumissions.
Utilisez les menus déroulants Sélectionner un projet et Sélectionner le sondage pour choisir le projet et le sondage appropriés, puis sélectionnez une plage de dates. Tous les documents téléchargés à partir du sondage et correspondant à la plage de dates seront répertoriés pour chaque réponse.
Vous pouvez cliquer sur l'Id de chaque document soumis pour voir les autres Réponses au sondage de la personne interrogée.
Sélectionnez le nom d'écran de l'Intimé pour voir ses réponses au Formulaire d'inscription. Veuillez utiliser le Rapport de l'outil d'Enquête pour voir toutes les réponses au sondage, y compris celles qui n'incluent pas de fichier soumis.
Lorsque vous survolez le nom du fichier, vous verrez les options Renommer le document et Ouvrir dans un nouvel onglet. Vous ne pouvez renommer que les documents non publiés.
La colonne État de l'examen permet de passer de l'état en instance à l'état Examiné pour faciliter les flux de travail. Un point bleu indique les fichiers Examinés.
Si votre projet comporte un widget Documents, vous pouvez utiliser l'option Publier pour choisir le widget ou le dossier de documents approprié et Publier le fichier sur la page de votre projet en cours. Un point vert indique les fichiers publiés.
Cliquez sur le bouton Télécharger pour télécharger le fichier sur votre ordinateur. Chaque ID de réponse sera téléchargé sous la forme d'un fichier zip contenant les documents téléchargés. Veuillez noter que le lien de téléchargement du fichier zip peut vous être envoyé par courrier électronique si vous téléchargez des fichiers volumineux et si les courriers électroniques HTML sont activés dans les Paramètres du site.
Publier les Soumissions dans un widget Documents
La fonction Publier du Gestionnaire des soumissions vous permet de choisir le(s) fichier(s) à publier dans un widget ou un dossier Documents existant. Cochez chaque fichier que vous souhaitez publier sous Sélectionner les soumissions à publier, puis choisissez le widget ou le dossier dans lequel vous voulez le Publier.
Une fois publié, vous devez aller dans le widget Documents et sélectionner manuellement le fichier pour le rendre visible sur la page du projet.
Vous pouvez également publier des fichiers dans un dossier caché si vous n'êtes pas encore prêt à les rendre visibles et utiliser le même menu déroulant pour les Remettre en ébauche.
Veuillez noter que vous devez avoir un widget Documents sur le projet pour publier vos fichiers et que vous ne pouvez pas publier un fichier dans deux widgets ou dossiers différents. Lors de la publication en masse de fichiers, les documents déjà publiés sont ignorés.
Actions en masse dans le Gestionnaire des soumissions
Vous pouvez effectuer des actions groupées en utilisant la case à cocher située à côté de chaque réponse pour sélectionner plusieurs fichiers. Vous pouvez sélectionner des réponses sur plusieurs pages du Gestionnaire des soumissions et utiliser la recherche ou les filtres pour réduire le nombre de fichiers requis. Une fois les fichiers sélectionnés, vous pouvez effectuer les actions en masse suivantes :
Marquer comme révisé
Marquer comme en examen en attente
Publier
Remettre en ébauche
Télécharger tous les
Lors du téléchargement, chaque ID de réponse aura son propre fichier dans le fichier zip compressé. Plus vous téléchargez de documents, plus vous avez de chances de recevoir un lien de téléchargement par courrier électronique.
Rechercher, Filtrer et Trier les réponses
Les options de recherche, de filtrage et de tri vous aident à gérer vos soumissions de fichiers. Vous pouvez
Utiliser la liste déroulante des dates pour sélectionner les réponses d'une période spécifique.
Utiliser la barre de recherche pour rechercher par nom de fichier, par extension de fichier, par nom de répondant ou par ID de réponse.
Filtrer par Question dans la colonne Soumissions pour les réponses aux sondages qui incluent des soumissions de plusieurs questions.
Utilisez le filtre État de publication pour n'afficher que les fichiers Publiés ou Inédits.
Passez de l'onglet Examen en attente à l'onglet Examiné pour filtrer en fonction du Statut de l'examen.
Trier par Id ou Reçu le de la réponse.
Vous pouvez simultanément utiliser toutes les options de recherche, de filtrage et de tri disponibles pour affiner votre liste de soumissions.