Grâce à notre fonction de gestion des participants, vous serez peut-être tenté d'apporter des modifications à votre formulaire d'inscription (formulaire d'inscription), car vous pouvez désormais utiliser les données recueillies dans le formulaire d'enregistrement pour de nombreuses choses.
Dans cet article, nous décrivons les étapes à suivre et vous donnons quelques conseils utiles sur ce que vous devez prendre en considération AVANT de modifier votre formulaire d'inscription.
Note: Vous ne pouvez modifier votre formulaire d'inscription que si vous êtes administrateur du site. Les administrateurs de projet ne peuvent PAS faire de modifications.
Étape 1 : Examinez votre formulaire d'inscription existant. Cela peut sembler trivial, mais nous constatons souvent que les administrateurs ne savent pas exactement quelles questions font partie du processus d'inscription. Il se peut que les administrateurs n'aient pas mis en place le formulaire au départ et qu'ils aient rejoint l'équipe plus tard, ou que cela remonte à si longtemps qu'ils aient tout simplement oublié.
Pour vérifier votre formulaire d'inscription, connectez-vous à votre site, allez dans les paramètres du site > Formulaire d'inscription et cliquez sur « Aperçu » tout en bas.
Étape 2 : Maintenant que vous savez ce que vous demandez aux participants lors de leur inscription, jetez un coup d'œil à vos données existantes. Pour ce faire, consultez votre rapport en cliquant sur Rapports > Rapports pour le projet, générez un rapport complet pour au moins un projet (peu importe lequel) et sous « Télécharger le rapport », cherchez la section RAPPORT DÉMOGRAPHIQUE et téléchargez le rapport « Tous les projets ».
Le chargement de ce rapport peut prendre un certain temps. Surtout si votre site existe depuis longtemps et dispose d'une base de données importante.
Ce rapport contiendra les données de tous vos participants qui se sont inscrits. Il s'agit notamment de leur adresse électronique et de leur nom d'utilisateur, de l'heure à laquelle ils se sont inscrits et ont été vus pour la dernière fois et, bien sûr, des informations démographiques provenant du formulaire d'inscription.
Vous pouvez trouver des lacunes dans les données à ce stade, qui peuvent être dues à diverses raisons :
Si votre site existait avant 2013 et fonctionnait sur notre ancien système, les participants qui se sont inscrits avant cette date peuvent avoir suivi un processus d'inscription différent.
Vous trouverez peut-être quelques comptes d'utilisateurs Preneur de sondage anonyme. Ceux-ci ont également été créés sur l'ancien système lorsque l'outil de sondage avait un type de participation différent.
De nombreux participants n'auront pas de date dans Dernière visite. La colonne Dernière visite n'a été introduite qu'au cours des deux dernières année et ils peuvent avoir été sur le site avant cela. Si vous constatez que la majorité d'entre eux n'y figurent pas, il est peut-être temps de leur envoyer un courriel et de les inviter à revenir et à s'engager dans les prochain projets.
Les données des questions supprimées seront affichées dans les rapports, mais ce champ sera vide pour les participants qui se sont inscrits sur le site après la mise à jour.
Vous avez modifié votre formulaire d'inscription en cours de route et vous posez maintenant des questions différentes de celles que vous aviez au départ.
Il se peut que les questions aient été facultatives dans le passé et que les gens n'aient pas fourni de réponses à ces questions.
Enfin, vous constaterez peut-être que certaines données sont tout simplement dépassées. Par exemple, une personne qui s'est inscrite il y a cinq ans peut se trouver dans une autre tranche d'âge ou avoir déménagé. Si vous demandez ce type de détails lors de l'inscription, il est peut-être temps de les inviter à mettre à jour leur profil.
Étape 3 : Nous espérons que vous auvez maintenant une meilleure compréhension de votre approche actuelle de l'inscription des participants. Si vous décidez d'apporter des modifications à votre formulaire d'inscription actuel, il y a des trucs à faire et à ne pas faire.
À FAIRE :
Il faut pensez au besoin à long terme d'informations démographiques. De quelles informations avez-vous VRAIMENT besoin ?
Regardez les autres organisations qui utilisent EngagementHQ et voyez ce qu'elles font.
Pensez à l'utilisation plus large d’EngagementHQ et d'autres logiciels dans l'organisation.
Recueillez-vous d'autres informations démographiques quelque part ? Peut-être voulez-vous aligner EngagementHQ sur ces données ?
Gardez les questions que vous ajoutez courtes et potentiellement facultatives.
Demandez l'année de naissance si vous voulez connaître l'âge des gens. De nombreux clients demandent les âges par groupe, par exemple 20-24, 25-30, etc. C'est bien pour quelques années, mais les gens vieillissent et passent à la tranche suivante.
À NE PAS FAIRE:Changer trop les questions existantes. Il est plus sûr dedéplacer les questions. Il est également sans danger de déplacer lesoptions dans les questions.
Renommer les options de questions ou « recycler » unequestion pour en faire une autre. Les données que vous avez déjà collectées pour cette question seront compromises.
Rendre le formulaire d'inscription trop long.
Pour insister à nouveau sur ce point, il est sans danger d'ajouter des questions et de réorganiser les questions, mais, généralement, il est risqué de modifier les questions existantes. Si vous avez des changements en tête mais que vous n'êtes pas sûr de pouvoir les faire en toute sécurité, posez-nous la question via support@engagementhq.com.
Étape 4 : Après avoir analysé vos données existantes et ajouté des champs supplémentaires à votre formulaire d'inscription, il serait logique d'inviter les participants déjà inscrits à revenir et à mettre à jour leur profil. C'est possible et assez facile à faire.
Allez dans votre onglet « Infolettre » et envoyez une Infolettre. Grâce aux options de regroupement, vous pouvez décider d'envoyer des courriels à l'ensemble de votre base de données, ou seulement à certaines parties de celle-ci, par exemple, à ceux qui se sont inscrits avant ou après une certaine date. N'oubliez pas de créer le groupe avant d'envoyer le courrier électronique. L'article Créer un groupe dynamique avec des filtres basés sur le temps vous fournira les détails.
Si vous souhaitez demander aux personnes de mettre à jour leur profil, assurez-vous de fournir des instructions sur la manière de le faire. Vous pouvez l'essayer vous-même, en tant qu'administrateur. Il suffit de cliquer sur « Profil » dans la liste déroulante sous votre nom d'écran.
