Les données que vous rassemblez dans votre Formulaire d'inscription sont utilisées dans divers outils de rapport et peuvent être utilisées pour filtrer et grouper les participants dans l'écran Participants. Pour ces raisons, nous vous recommandons de créer le formulaire avant de lancer votre site et de ne pas le modifier.
Veuillez lire les conseils et lignes directrices suivants avant de modifier votre formulaire.
Vérifiez votre formulaire
Commencez par Paramètres du site > Formulaire d'inscription > Aperçu pour vérifier votre Formulaire d'inscription existant. Cela vous permettra de savoir quelles sont les données dont vous disposez déjà et vous indiquera les éventuelles lacunes. Vous pouvez également vérifier la longueur de votre formulaire ; s'il est déjà trop long, il n'est pas souhaitable d'ajouter des questions supplémentaires.
Vérifiez vos données
Pour mieux identifier les lacunes dans vos données, allez dans Rapports > Rapports pour les projets et filtrez vos rapports sur Tous les projets et pour Tous les temps. Cliquez sur Rapport démographique de Tous les projets et téléchargez-le à partir du menu déroulant Télécharger le rapport. Le chargement du rapport peut prendre un certain temps, mais il contiendra les données de tous les participants enregistrés.
Voici quelques lacunes que vous pourriez constater :
Les sites lancés avant 2013 peuvent avoir des participants issus d'un processus d'inscription différent ou des Preneurs de sondage anonymes.
Les données manquantes dans la colonne Vu pour la dernière fois proviennent de participants qui ne se sont pas connectés depuis que nous l'avons introduite. Si ces données manquent dans la majorité des cas, il est temps d'envoyer une Infolettre pour les inviter à revenir.
Cellules vides si les questions sont facultatives ou si vous avez déjà modifié votre formulaire. Les questions supprimées apparaîtront toujours dans le rapport mais seront vides pour les participants qui n'ont pas pu y répondre.
Certaines données peuvent être obsolètes pour les participants qui se sont inscrits il y a un certain temps. Par exemple, ils peuvent appartenir à une tranche d'âge différente ou avoir déménagé de leur quartier d'origine.
Planifiez vos changements
Maintenant que vous avez une meilleure compréhension des données relatives à vos participants, vous pouvez commencer à planifier et à mettre en œuvre les changements à apporter à votre Formulaire d'inscription.
Nous vous conseillons de :
Réfléchissez à vos besoins à long terme et aux données démographiques dont vous avez besoin et que vous utiliserez.
Voyez si vous rassemblez des données à partir d'autres plateformes au sein de votre organisation ; vous pourriez vouloir aligner votre site EngagementHQ sur celles-ci.
Veillez à ce que vos questions et votre formulaire soient courts et facultatifs. Une façon d'y parvenir consiste à établir une courte liste de questions de base, puis à rendre les questions supplémentaires conditionnelles. Grâce à cette option, vous pouvez demander aux participants s'ils souhaitent fournir davantage d'informations au lieu de leur présenter un long formulaire avant qu'ils ne puissent participer.
Rédigez des questions qui peuvent s'appliquer à long terme. Par exemple, si vous demandez l'âge des participants, demandez-leur leur année de naissance au lieu d'une tranche d'âge afin qu'ils ne soient pas dépassés dans quelques années.
Consultez d'autres sites EngagementHQ pour avoir des idées sur les questions posées par d'autres organisations.
Il faut éviter de :
Poser des questions inutiles qui fourniront des données que vous n'utiliserez pas. Réfléchissez aux réponses qui vous seront utiles pour vos futurs rapports et consultations.
Modifier trop souvent les questions existantes. Vous pouvez sans risque réorganiser les questions dans votre formulaire et les options dans les questions, mais essayez de ne pas reformuler les questions ou les options.
Recycler une question pour demander quelque chose de différent. Cela compromettra vos données.
Construire un formulaire trop long. Vous pouvez vouloir poser autant de questions que possible, mais les gens s'inscrivent souvent parce qu'ils veulent s'engager directement avec un outil. Un formulaire trop long peut les dissuader de s'inscrire et de participer.
Si vous souhaitez apporter une modification mais que vous n'êtes pas sûr qu'elle aura une incidence sur vos données, contactez-nous par chat ou par courriel et posez-nous la question.
Inviter les participants à mettre à jour leur profil
Une fois que vous avez modifié votre Formulaire d'inscription, vous pouvez envoyer des Infolettres invitant les participants à mettre à jour leur profil. Veillez à fournir des instructions sur la manière dont ils peuvent gérer leur profil.
Il se peut que vous souhaitiez envoyer des courriels différents aux participants qui se sont inscrits avant et après une date spécifique ; vous devrez créer un groupe dynamique de participants avant de créer l'Infolettre.