Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle des éléments que vous pourriez envisager de faire avant de mettre hors service votre site.
Assurez-vous que tous vos projets ont été archivés, afin que vos participants sachent que la consultation est terminée. Lisez l'article Archivage de votre projet pour savoir comment archiver votre projet, s'il n'est pas encore fait.
Envoyez un dernier courriel à tous vos participants inscrits, pour les remercier de leurs contributions et leur faire savoir que le site sera fermé. Pour obtenir des instructions détaillées, lisez cet article - Envoi de courriels (Infolettres) à votre base de données. Vous pouvez également envisager de les encourager à rejoindre un autre site d'engagement en ligne (par exemple, leur conseil local) afin qu'ils puissent continuer à avoir leur mot à dire sur les projets locaux d'importance pour eux.
Envoyez un courriel aux administrateurs de votre site et de votre projet pour leur faire savoir que le site est en cours d'être mise hors service et ne sera pas accessible prochainement.
Téléchargez la base de données de tous les participants à l'EngagementHQ.
Télécharger un rapport de site complet (tous les projets, tous les temps)
Téléchargez tout autre rapport détaillé spécifique au projet à partir de la section analytique.
Téléchargez toutes les soumissions formelles ou réglementaires requises à des fins de comptabilité.
Sur chaque projet, passez en revue la bibliothèque de documents, la galerie de photos et la galerie de vidéos pour enregistrer les documents, photos et vidéos nécessaires.
Vérifiez que tous les hyperliens de vos autres sites vers le site ou la plateforme EngagementHQ sont correctement redirigés.
Une fois que vous êtes prêt à mettre hors service le site, contactez votre responsable du succès client pour finaliser la date à laquelle le site sera définitivement supprimés.
Note - Pour plus d'informations sur les données du site, veuillez consulter notre article sur la politique de données des clients.