La plupart des participants s'inscrivent eux-mêmes sur votre site, mais les administrateurs peuvent soit Inviter un participant, soit Importer des Participants dans la base de données. Vous pouvez importer un groupe de participants à l'aide d'un fichier .csv si vous avez recueilli un groupe d'e-mails en personne ou si vous disposiez d'une plate-forme d'engagement antérieure.
Il y a quelques points à connaître avant d'importer des participants en masse :
Vous ne devez créer des comptes que si vous avez le consentement de l'utilisateur pour utiliser ses données. Vous avez des obligations en matière de respect de la vie privée et ne pouvez pas ajouter ou inviter des participants sans leur consentement. Par exemple, vous ne devez vous servir des adresses électroniques collectées que si vous avez l'autorisation explicite de les ajouter à votre base de données.
Vous devez inclure un nom d'utilisateur et une adresse électronique lors de la configuration de votre fichier, mais vous pouvez laisser la colonne du mot de passe vide. Le participant peut modifier son nom d'utilisateur par la suite, mais une adresse électronique ne peut être supprimée une fois qu'elle figure dans la base de données en tant qu'administrateur ou participant ; vérifiez donc qu'elle est correcte avant l'importation. En outre, si vous recevez un message d'erreur, vérifiez dans votre base de données que l'adresse électronique n'y figure pas déjà.
Nous recommandons d'importer les participants sans spécifier de mot de passe, car leur compte sera inactif et ils devront toujours remplir le formulaire d'inscription lorsqu'ils recevront l'e-mail d'Enregistrement complet. Vous pouvez personnaliser cet e-mail dans Paramètres du site > Messages et notifications > Enregistrement complet. Si vous ne pouvez pas cliquer sur l'icône du stylo pour modifier cet e-mail, vous devrez désactiver l'option Activer pour qu'EHQ envoie des courriels HTML avec une belle mise en page (recommandé). Désactive l'envoi des courriels personnalisés en format texte.
Si vous fournissez un mot de passe, le compte sera actif et l'utilisateur ne recevra pas de notification. Vous devez l'informer de ses coordonnées et de la manière dont il peut modifier son nom d'utilisateur, son mot de passe et d'autres détails à partir de son profil.
Comment importer des participants
Allez à Participants dans le menu principal et cliquez sur Importer des participants dans le menu déroulant Ajouter des Participants.
Lisez les instructions, cliquez sur Télécharger le gabarit CSV et ouvrez le fichier sur votre ordinateur.
Le fichier contient trois colonnes (email, login et password) et vous devez remplir les colonnes email et login avec l'adresse email et le nom d'utilisateur des participants. Vous pouvez laisser la colonne mot de passe vide ou désigner des mots de passe pour les utilisateurs.
Enregistrez le fichier et cliquez sur Importation dans l'interface d'administration d'EngagementHQ pour télécharger le fichier .csv complété.
Si les participants sont bien importés, vous verrez un message de réussite et chaque participant aura la mention Oui dans la colonne Importé de votre base de données des Participants.
Il est possible que vous souhaitiez d'abord tester la procédure auprès d'un collègue ou par courrier électronique privé, afin de vous assurer que la procédure fonctionne pour les participants.
Si vous recevez des erreurs, essayez ces conseils de dépannage :
Téléchargez vos participants par groupes de 100 pour éviter les erreurs ou les temps de chargement trop longs.
S'il y a des espaces ou des caractères supplémentaires dans les lignes, ou si un courriel est déjà enregistré, vous recevrez une erreur. Veillez à ce qu'il n'y ait pas d'espaces dans les courriels ou les identifiants.
Souvent, les personnes utilisent une partie de l'adresse électronique comme nom d'utilisateur, mais le système émettra une erreur si vous incluez le caractère @ dans la colonne du nom d'utilisateur.
Une autre erreur possible est que les règles relatives aux mots de passe ne sont pas respectées - les mots de passe doivent avoir un maximum de 16 caractères et inclure au moins un chiffre, une lettre majuscule et une lettre minuscule.
Si vous recevez un message d'erreur mais que votre fichier d'importation ne présente pas de problèmes évidents, vérifiez que les participants ne se trouvent pas déjà dans votre base de données. Si vous rencontrez toujours des difficultés, veuillez contacter notre équipe d'assistance par chat ou par courrier électronique.