La grande majorité des administrateurs de EngagementHQ comptent sur leurs participants pour s'inscrire sur un site de leur propre chef. Cependant, il existe de nombreuses bonnes raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir importer en masse des participants dans votre base de données EngagementHQ. Cela peut se faire par le biais d'un fichier CSV importé à l'aide de notre outil d'importation en masse.
Avant d'importer des participants dans votre plate-forme EngagementHQ, il est essentiel que vous soyez conscient de vos obligations en matière de confidentialité et que vous preniez soin de ne pas ajouter des participants auxquels vous n'avez pas droit.
Les étapes ci-dessous décrivent comment importer des participants.
Sélectionnez le lien Participants dans la barre de navigation de EngagementHQ. Une fois sur place, cliquez sur le menu déroulant « Ajouter des participants » en haut à droite de la page, puis sélectionnez l'option « Importer des participants » comme indiqué ci-dessous.
La page ci-dessous s’ouvrira.
Lisez les instructions et téléchargez le modèle CSV en cliquant sur le bouton Télécharger le gabarit CSV. Ouvrez le modèle CSV téléchargé et vous verrez qu'il contient trois colonnes : « email », « login » et « mot de passe ». Vous devrez remplir les deux premières colonnes avec les courriel des participants, et le nom de connexion correspondant (alias « nom d'écran » ou « nom d'utilisateur »). Vous pouvez laisser la colonne du mot de passe vide ou la remplir. Il y a deux résultats différents, selon votre choix.
Vous identifiez des mots de passe : Les participants ne recevront PAS de notification. Leur compte est instantanément vérifié et actif. Vous devez leur communiquer leur mot de passe.
Vous ne communiquez PAS de mots de passe : Les comptes des participants resteront inactifs. Après le téléchargement, un courriel automatique sera envoyé au participant pour lui demander d'activer son compte. Le courriel proviendra de « notifications@engagementhq.com » et vous pourrez en personnaliser le contenu. Pour ce faire, allez dans les paramètres de votre site et sélectionnez Messages et Notifications.
Note: Pour envoyer un message d'inscription personnalisé aux utilisateurs importés, vous devez désactiver le bouton « Activer pour qu'EHQ envoie des courriels HTML avec une belle mise en page (recommandé). Désactive l'envoi des courriels personnalisés en format texte. » sur la page Paramètres du site. Veuillez vous référer à cet article pour plus de détails.
Remplissez le modèle avec les détails des participants et enregistrez-le sur votre ordinateur. Cliquez sur « Importer ». Si tout se passe bien, vous verrez un message indiquant que l'importation a réussi.
NOTE : En cas de problème avec le fichier, généralement parce qu'un courriel ou un login a déjà été pris, vous obtenez un message d'erreur comme indiqué ci-dessous. Corrigez simplement les erreurs dans le fichier CSV et essayez de le télécharger à nouveau.
Les participants importés auront Oui dans la colonne « Importé ».
Vous pouvez répéter le processus d'importation autant de fois que vous le souhaitez. Lorsque vous téléchargez des participants, ils reçoivent un courriel de notification avec un lien qui les dirige vers votre formulaire d’inscription. Assurez-vous que le formulaire d'inscription est correctement configuré (voir ici pour en savoir plus sur la configuration du formulaire d'inscription)
Nous vous recommandons de limiter le nombre de participants téléchargés à tout moment à 500 personnes. L'importation d'un plus grand nombre de participants fonctionnera, mais le temps nécessaire pour terminer le téléchargement peut être considérable, en particulier avec les connexions internet plus lentes. Il est plus sûr de diviser les grosses importations en plusieurs petits fichiers.
Vous trouverez ci-dessous une courte liste de points à prendre en considération lors de l'importation en masse de participants :
Ne créez des comptes que pour les courriels dont vous savez que le propriétaire a donné son accord
Lorsque vous créez des comptes pour des participants, ceux-ci devront toujours remplir le formulaire d’inscription. Vous ne pouvez PAS remplir les informations démographiques au nom des participants
Un test avec un collègue ou votre courriel privé d'abord, peut vous aider à comprendre le processus par lequel passe un participant « importé ».
Envisagez de faire le téléchargement par étapes. Cela vous permettra de réagir plus facilement aux réactions que vous pourriez recevoir après le téléchargement. Vous devez associer un nom d'utilisateur à chaque courriel.
Les participants pourront modifier ce nom d'utilisateur ultérieurement. Vous ne pouvez pas créer de comptes pour des courriels déjà utilisés sur votre site (que ce soit en tant que participant ou en tant que compte administrateur).
Configurer le courriel généré automatiquement qui est envoyé après l'importation
Assurez-vous qu'aucun espace n'a été ajouté au début et à la fin de l'adresse e-mail et du nom de connexion.
Contactez notre équipe d'assistance si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire par chat ou par e-mail à support@engagementhq.com.