Nombreux sont ceux qui craignent que l'obligation de s'inscrire aux activités d'engagement communautaire en ligne ne crée un obstacle à la participation. S'il est vrai que les membres de la communauté peuvent hésiter à fournir des informations personnelles, cela n'enlève rien aux avantages de l'inscription lors de l'élaboration de vos stratégies d'engagement communautaire.

En tant que professionnel de l'engagement, vous jouez un rôle important dans la manière dont les dirigeants de votre organisation voient et soutiennent le processus d'inscription. Voici quelques stratégies pour renforcer l'adhésion des dirigeants.

Exprimer la proposition de valeur

Communiquer la valeur de l'inscription par les moyens suivants :

S'aligner sur les objectifs stratégiques : Démontrer comment un processus d'inscription s'aligne sur les objectifs de l'organisation, tels que l'amélioration de la confiance de la communauté, la promotion de la transparence et la garantie d'un engagement inclusif.
Mettre en évidence les avantages à long terme : Souligner comment une base de données de participants robuste contribue à une prise de décision mieux informée, à une représentation équitable et à des relations plus fortes avec la communauté.
Présenter des exemples de réussite : Partagez des exemples d'autres organisations ou gouvernements où les processus d'inscription ont conduit à des améliorations concrètes des résultats de l'engagement. Pour trouver des exemples, vous pouvez vous adresser aux conseils environnants ou à d'autres organisations de votre secteur et voir ce qu'ils ont fait, ou consulter les exemples de réussite de Granicus pour prendre connaissance de la méthodologie.

Communiquer par Empathie

Assurez à votre équipe de direction que vous comprenez le risque potentiel de l'inscription en :

Comprenant leurs préoccupations : Abordez les craintes potentielles des dirigeants, telles que la résistance des participants ou les défis opérationnels, en proposant des solutions pratiques.
Le présentant comme un travail de collaboration : Présentez le processus d'inscription comme un effort organisationnel partagé pour approfondir les relations avec la communauté.
Mettant l’accent sur les valeurs : Aligner la discussion sur la mission de l'organisation, qui est de servir la communauté de manière transparente et équitable.

Présenter des preuves

Rassembler et présenter des arguments fondés sur des preuves, en se concentrant sur :

Des informations fondées sur des données : Utilisez des statistiques ou des études de cas pour montrer comment les processus d'inscription améliorent la qualité de la participation et empêchent le pourriel ou les commentaires en double.
L'accent mis sur la conformité : Soulignez l'importance du respect des réglementations en matière de confidentialité des données et la manière dont un processus d'inscription formel garantit la conformité.
Atténuation des risques : Soulignez comment un processus non géré ou anonyme peut conduire à des résultats biaisés, à une perte de confiance ou à des critiques publiques.

Présenter une approche progressive

Définir une approche progressive de l'introduction d'un processus d'inscription pilote, en commençant par des données minimales et en l'élargissant au fur et à mesure que la confiance s'installe. Dans votre processus pilote :

Planification des ressources : Répondez aux préoccupations potentielles concernant les coûts ou les ressources en présentant des solutions évolutives et des gains d'efficacité.
Commencer à petite échelle : proposer un processus d'inscription pilote pour un seul projet ou une seule initiative afin d'en démontrer les avantages sans engager d'emblée des ressources importantes.
Évaluer et rendre compte : Rassemblez et partagez les données du projet pilote afin de montrer l'amélioration de la qualité de la participation, de la diversité de l'engagement et des indicateurs de la confiance.
Affiner et étendre : Utiliser les enseignements tirés du projet pilote pour améliorer le processus et étendre son adoption à l'ensemble de l'organisation.

Mettre l’accent sur la Transparence et à l'Intégrité

Soulignez les avantages que l'inscription apportera à votre organisation et à la communauté en :

Mettant l'accent sur la responsabilité : Expliquez comment l'inscription garantit la traçabilité de tous les commentaires, ce qui renforce la confiance dans les processus de prise de décision.
Favorisant un engagement équitable : Soulignez comment les données d'inscription peuvent révéler les écarts de participation et permettre une sensibilisation proactive des groupes sous-représentés.
Instaurant la confiance : Présenter l'inscription comme une étape permettant de s'assurer que la voix de chacun est appréciée et entendue.

Impliquer personnellement les dirigeants

Votre équipe de direction s'engagera personnellement si vous :

Suscitez l'adhésion des dirigeants : Invitez les dirigeants à faire l'expérience directe de la plateforme en participant à un processus d'engagement fictif afin de comprendre son potentiel.
Partagez les points de vue des parties prenantes : Présentez les commentaires des membres de la communauté qui apprécient la transparence et la communication personnalisée que permet l'inscription.
Mettez l'accent sur l'héritage : Présentez une plateforme d'engagement robuste en tant qu’héritage de leadership - quelque chose qui renforce la réputation de l'organisation et l'impact sur la communauté.

En présentant le processus d'inscription comme un outil de transparence, d'intégrité et de renforcement des relations avec la communauté, les professionnels de l'engagement peuvent influencer efficacement les dirigeants pour qu'ils le considèrent non pas comme un obstacle bureaucratique, mais comme un atout stratégique.