L'engagement de votre communauté en ligne nécessite une planification structurée et réfléchie. Plus vous consacrerez de temps et d'attention à votre consultation, plus vous aurez de chances d'organiser un engagement significatif et plus vous aurez de chances d'obtenir un taux d'engagement élevé.
Lorsque vous planifiez vos engagements, vous devez prendre plusieurs mesures concrètes comme :
Comprendre l'historique et le contexte de votre engagement. Il s'agit notamment de connaître à l'avance les implications juridiques, historiques, sociétales, culturelles et administratives.
Définir l'objectif de votre engagement. Vous devez comprendre ce que vous demandez à votre communauté. Cherchez-vous à obtenir des commentaires sur une décision qui a déjà été prise, des idées ou à contribuer au processus de prise de décision ?
Définir la portée du projet. De quelles données avez-vous besoin de la part des participants ? Quelle influence ont-ils sur cet engagement et que peuvent-ils réellement changer ?
La méthode d'engagement. Quels outils allez-vous utiliser ? Accepterez-vous des contributions en ligne et hors ligne ? De quelles informations votre communauté a-t-elle besoin pour participer efficacement ?
Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive des étapes à suivre pour planifier vos consultations. Il peut y avoir d'autres considérations et actions à entreprendre avant de s'engager. Cependant, pour vous aider à réfléchir, voici quelques aspects clés de la planification d'un projet à prendre en considération :
Les objectifs de votre projet, les impacts et les résultats espérés
Qui sera impacté et qui sera intéressé.
Les objectifs des groupes de parties prenantes à travers les étapes d'information, de consultation, d'implication, de collaboration et d’autonomisation.
Quels sont les paramètres dont vous avez besoin pour mesurer le succès. Avez-vous besoin de données qualitatives ou quantitatives ? Qu'en est-il du nombre de contributions, de visiteurs et des taux d'engagement ?
Des objectifs détaillés pour chaque mesure choisie.
De quel budget disposez-vous ? Les ressources dont vous disposer peuvent avoir une incidence sur la manière dont vous mènerez votre campagne, communiquerez et créerez du contenu.
Comment allez-vous promouvoir votre consultation - réseaux sociaux, site web, infolettres, visites en personne, documents imprimés ?
Un Contenu riche tel que des vidéos, des images, des infographies, des documents interactifs, etc.
Posez des questions concrètes et spécifiques afin d'obtenir des réponses pertinentes
Comment allez-vous interagir par le biais de l'engagement en ligne et de quelles ressources aurez-vous besoin - facilitation de forum, commentaires sur des idées, contact direct, envoi de l’infolettre, etc.
Comment vous fournirez des mises à jour et des résultats et comment les commentaires de la communauté seront utilisés.