Boucler la boucle est essentiel pour tout engagement. Pour boucler la boucle, vous communiquez à votre communauté et aux parties prenantes le résultat de votre projet et vous les remerciez de leurs contributions et de leurs efforts.
Si vous ne bouclez pas la boucle, vous risquez que votre communauté se lasse de l'engagement communautaire, qu'elle perde confiance en votre organisation et qu'elle estime qu'elle ne devrait pas participer parce que ses idées et ses opinions ne sont pas pertinentes.
Lors de la fermeture de la boucle :
Intégrer le rapport et la présentation des résultats dans le calendrier et le budget du projet.
Indiquer aux participants comment leurs contributions seront utilisées dans le processus de prise de décision.
Envoyer des lettres ou des courriels de remerciement aux participants et aux parties prenantes clés.
Publier des rapports résumant les résultats du projet et veiller à ce qu'ils soient accessibles à tous en les présentant sous plusieurs formes.
Rendre compte des questions et des suggestions découlant des contributions de la communauté et informer les participants de la décision prise et des prochaines étapes de la consultation.
Invitez les participants à donner leur avis sur le processus de consultation et mettez-le en œuvre dans votre prochain projet.
Pour boucler la boucle, il suffit de publier les mises à jour ou les résultats du projet dans la description du projet, les infolettres ou les articles de fil d’actialité, et d'envoyer des courriels de remerciement aux participants.